Projektabrechnungen


§26 Projektabrechnungen

FWF-Abrechnungen

 Was wird bei den FWF Projektabrechnungen abgerechnet?

 Wie erfolgt die Projekmittelanforderung bei FWF-Projekten?

 Wie ist der Ablauf bei FWF Projektabrechnungen (Jahresverwendungsnachweis)?

 Worauf muss beim Lesen der FWF-Abrechnungsformulare geachtet werden?

 Hinweise der Revisionsabteilung des FWF

 Worauf muss bei Publikationskosten geachtet werden?

 Frequently Asked Questions

 

TWF-Abrechnungen

 Was wird bei TWF Projektabrechnungen abgerechnet?

 Wie erfolgt die Projektmittelanforderung?

 Wie ist der Ablauf bei TWF Projektabrechnungen?

 Worauf muss beim Lesen der TWF-Abrechnungsformulare geachtet werden?

 Was ist bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten?

 Frequently Asked Questions

 

OeNB-Jubiläumsfonds-Abrechnungen

 Was wird bei den OeNB Projektabrechnungen abgerechnet?

 Wie erfolgt die Projektmittelanforderung in OeNB-Projekten?

 Wie ist der Ablauf bei OeNB Projektabrechnungen?

 Worauf muss beim Lesen der OeNB-Abrechnungsformulare geachtet werden?

 Was ist bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten?

 Frequently Asked Questions

 

Sonstige §26 Projektabrechnungen (ÖAW etc.)

 Was ist in DFG-Projekten bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten?  

 

§27 Projektabrechnungen

Projektförderungen durch die Autonome Provinz Bozen (Südtirol-Projekte)

Sonstige §27 Projekte

  


 

§26 Projektabrechnungen

 

FWF-Abrechnungen

 

 Was wird bei den FWF Projektabrechnungen abgerechnet?

Der FWF unterscheidet bei der Abwicklung der Projektabrechnungen zwischen Personal- und Sachmittel.

Die Personalmittel werden über einen eigenen Workflow zwischen Projektleitung, Personalabteilung, Finanzabteilung und FWF abgewickelt und schließlich auch abgerechnet.

Der Nachweis über die Verwendung der Sachmittel, welche die Mittel für Sachaufwendungen, Investitionen, Reisen und Werkverträge umfassen, wird dem FWF im Zuge der jährlichen Jahresverwendungsnachweise und den abschließenden Endabrechnungen erbracht.

 

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 Wie erfolgt die Projekmittelanforderung bei FWF-Projekten?

Personalmittelanforderungen zur Refundierung der FWF-Personalkosten werden für alle FWF-Projekte zentral über die Finanzabteilung der Universität im Nachhinein durchgeführt

Sachmittelanforderungen muss die Projektleitung immer im Vorhinein an den FWF schicken. Die Anforderungen sollen nicht einmal in voller Höhe, sondern in Tranchen (z.B. halbjährlich oder jährlich) erfolgen. Die Sachmittelkonten müssen immer über genügend Sachmittel zur Bedeckung der laufenden Kosten verfügen.

 

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 Wie ist der Ablauf bei FWF Projektabrechnungen (Jahresverwendungsnachweis)?

1. Zu Jahresbeginn schickt der FWF eine Liste der abzurechnenden FWF-Projekte (ausgenommen sind hier die Lise-Meitner-Stipendien, mit einem eigenen Abrechnungsprozedere) an die Budget und Controlling Abteilung.

2. Die Budget und Controlling Abteilung bereitet zentral alle Jahresverwendungsnachweise samt notwendigen Beilagen für den Abrechnungszeitraum vom 01.01. bis 31.12. d.J. vor und schickt die Unterlagen über den Postweg bis ca. Ende März direkt an die Projektleitung

3. Die Budget und Controlling Abteilung bestätigt durch ihre Unterschrift und den Stempel die rechnerische Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen

4. Die Projektleitung prüft die Abrechnungsunterlagen auf ihre sachliche bzw. inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit. Falls diese bestätigt werden kann, unterschreibt die Projektleitung die Abrechnung und schickt die Unterlagen gemeinsam mit dem wissenschaftlichem Bericht per Post bis spätestens 30.04.d.J. an den FWF

 

 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte diesem Informationsschreiben, das jährlich an alle FWF-ProjektleiterInnen verschickt wird

        Infoschreiben Vorbereitung FWF-Jahresverwendungsnachweis 2017

 

 Bitte beachten Sie, dass der FWF bei Reisekosten im Jahresverwendungsnachweis eine durchgängige Angabe des Reisenden, des Reiseorts, der Reisedauer und des Reisegrundes verlangt. Falls der SAP-Einzelpostennachweis die gewünschten Informationen nicht vollständig darstellt, müssen diese Informationen über dieses Formular ergänzt und den Abrechnungsunterlagen beigelegt werden

       Ergänzendes Formular zum FWF - Jahresverwendungsnachweis - Reisekosten Beamte

            (zum selber Ausfüllen) 

 

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 Worauf muss beim Lesen der FWF-Abrechnungsformulare geachtet werden?

  die Daten werden in der SAP-Vorzeichenlogik abgebildget, d.h. Buchungen von Projektmittelüberweisungen oder Gutschriften haben ein negatives Vorzeichen!

 sehen Sie dazu bitte die illustrierte Abbildung des Deckblattes der FWF-Abrechnungsunterlagen

   PDF Icon Wichtige Information zum Abrechnungsformular FWF Jahresverwendungsnachweis

 

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 Hinweise der Revisionsabteilung des FWF

Was den vom FWF angegebenen Saldovortrag aus dem Vorjahr am Vordruck der aktuellen Unterlagen zum Jahresverwendungsnachweises betrifft, kann es bei Projekten der Förderschiene "S" (Nationales Forschungsnetzwerk - NFN) zu Abweichungen zwischen FWF Vordruck und SAP kommen.

 Der Grund dafür ist, dass zum Zeitpunkt, an dem die Formular-Vordrucke vom FWF ausgesandt werden, der Saldo zum 31.12.d.VJ dem FWF noch nicht flächendeckend bekannt ist.

 

Weitere Unterlagen des FWF zum Jahresverwendungsnachweises finden Sie bitte hier zu Ihrer Information:

 Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB) Stand Oktober 2015 

 FWF Informationsschreiben - Neuerungen in FWF Projekten (Stand April 2009) 

 

 UG 2002 Schreiben Herbst 2006

 UG 2002 Zuordnung Ausgaben Herbst 2006 

 

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 Worauf muss bei Publikationskosten geachtet werden?

Publikationskosten, sofern Sie vom FWF nicht direkt mit dem Verlag abgerechnet werden, sollen während der Projektlaufzeit immer direkt vom FWF Sachmittelkonto gezahlt werden. Der FWF bewilligt die dafür nötigen Mittel zusätzlich.

Publikationen können beim FWF aber noch bis zu 3 Jahre nach Projektende eingereicht werden.
Möchte man diese Publikationen über die Universität abwickeln, muss ein eigenes §26 Projektkonto eingerichtet werden. In diesem Fall darf das §26 Projektkonto sogar ausnahmsweise ins Minus gehen, weil der FWF nur bereits bezahlte Rechnungen bewilligt.
  stimmen Sie sich in solchen Fällen aber bitte vorher schriftlich mit der Finanzabteilung ab

 

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 Frequently Asked Questions

Wenn Sie Fragen zum allgemeinen Verwaltungsablauf von FWF - Projekten an der Universität Innsbruck haben, besuchen Sie die Schulungen, die Rahmen des Internen Fortbildungsprogrammes angeboten werden, oder finden Sie auf der Homepage des projekt.service.büros weitere nützliche Informationen wie z.B. einen Leitfaden oder eine Checkliste:

http://www.uibk.ac.at/projektservice/projektadministration/fwf.html .

 

Auf der Homepage des FWF sind auch sehr nützliche FAQs zu allen möglichen Themen in Zusammenhang mit FWF Projekten zu finden...

http://www.fwf.ac.at

 

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TWF-Abrechnungen

  

 Was wird bei TWF Projektabrechnungen abgerechnet?

Im Gegensatz zu den FWF-Projekten wird bei den TWF Projekten die gesamte Fördersumme, egal wofür sie verwendet wurde, abgerechnet. 

 

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 Wie erfolgt die Projektmittelanforderung?

90% der bewilligten Fördermittel werden zu Beginn, d.h. nachdem die Projektleitung dem projekt.service.büro das offizielle Startdatum schriftlich mitgeteilt hat, überwiesen.

Die Restrate von 10% werden dem Projekt von der Universität sozusagen "vorfinanziert", denn diese Überweisung des TWF findet erst nach der Überprüfung des wissenschaftlichen und finanziellen Endberichts  statt.

 Anmerkung zur Abbildung in SAP:
Die Abbildung auf den jeweiligen Projektkonten in SAP (ZAPxxxxxx) sieht so aus, dass die Finanzabteilung eine offene Forderung in Höhe von 10% der bewilligten Fördermittel erfasst. Diese Buchung stellt im Gegensatz zu den 90% keinen direkten Zahlungsfluss. Ihr fehlt das Ausgleichsdatum. Dieses Datum wird in SAP erst angezeigt, wenn der entsprechende Bankeingang erfolgt ist.

 

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 Wie ist der Ablauf bei TWF Projektabrechnungen?

1. Für etwaige Zwischenabrechnungen benötigen Sie keine zentral bestätigte Projektabrechnung.
Hier verlangt der TWF lediglich im Rahmen des wissenschaftlichen Berichts eine Kostenübersicht, wie viel in Summe für Personal, Reisen, Verbrauchsmaterial etc. ausgegeben wurde.

2. Bevor Sie die Erstellung des finanziellen Endberichts in der Budget und Controlling Abteilung beauftragen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Fördermittel Ihres TWF-Projektes so gut wie möglich für Ihr Projekt genutzt haben. Das bedeutet auch, dass ab dem Zeitpunkt, an dem Sie sich an die Budget und Controlling Abteilung wenden, alle Finanztransaktionen (Gehalts-, Reisekostenabrechnungen oder andere Rechnungen) bereits über das Projekt im SAP erfasst sind und der endgültige Stand für die Abrechnung vorliegt.

3. Für die Erstellung des finanziellen Endberichts schreiben Sie eine Email mit den relevanten Informationen zum Projekt (SAP-Kontierungsnummer bzw. Innenauftragsnummer, Laufzeit) an die Budget und Controlling Abteilung.

4. Die Budget und Controlling Abteilung erstellt die Abrechnungsunterlagen und bestätigt durch ihre Unterschrift und den Stempel ihre rechnerische Richtigkeit und Vollständigkeit

5. Die Projektleitung erhält den finanziellen Endbericht als PDF-Datei per Mail und prüft die Abrechnungsunterlagen auf ihre sachliche bzw. inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit. Falls diese bestätigt werden kann, unterschreibt die Projektleitung die Abrechnung und schickt die Unterlagen gemeinsam mit dem wissenschaftlichem Bericht an den TWF

6. Die Höhe der vom TWF überwiesenen Schlussrate steht in Abhängigkeit zu den tatsächlich abgerechneten Kosten. Der TWF überweist nur soviel, dass die nachgewiesenen Kosten bedeckt sind. 

 

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 Worauf muss beim Lesen der TWF-Abrechnungsformulare geachtet werden?

  die Daten werden in der SAP-Vorzeichenlogik abgebildget, d.h. Buchungen von Projektmittelüberweisungen oder Gutschriften haben ein negatives Vorzeichen!

 die TWF-Abrechnungsformulare unterscheiden sich nur marginal von denen des FWF; sehen Sie deshalb bitte als Mustervorlage die illustrierte Abbildung des Deckblattes der FWF-Abrechnungsunterlagen

 

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 Was ist bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten?

Für ProjektmitarbeiterInnen, die in TWF-Projekten angestellt sind, werden die monatlichen Beiträge für die betriebliche Pensionskasse, sofern die dafür notwendigen Voraussetzungen lt. Kollektivvertrag erfüllt werden (siehe Informationen dazu auf der Homepage der Personalabteilung/ProjektmitarbeiterInnen unter "P" für "Pensionskasse"), im SAP auf dem jeweiligen Projekt "geparkt" (bzw. rückgestellt).

Bei einer Anstellung in mehreren Projekten gleichzeitig oder auch nacheinander werden im SAP immer die anteiligen Beträge je Projekt erfasst.

Im Zuge der Endabrechnung finanziert der TWF auch die rückgestellten betrieblichen Pensionskassenbeiträge. Das bedeutet, dass die MitarbeiterInnen die Anwartschaft (von 24 Monaten) bis zum Projektende noch nicht unbedingt erreicht haben müssen.

Scheidet der/die MitarbeiterIn vor Erreichen der Antwartschaft aus, wird der im Projekt rückgestellte Betrag, sofern das Projekt noch nicht abgeschlossen bzw. endabgerechnet ist, wieder frei. Ist das Projekt bereits endabgerechnet, wird der Betrag an den TWF retourniert/zurücküberwiesen.

 

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 Frequently Asked Questions

Wenn Sie weitere Fragen zum Ablauf von TWF - Projekten an der Universität Innsbruck haben, besuchen Sie die Schulungen, die Rahmen des Internen Fortbildungsprogrammes angeboten werden, oder finden Sie auf der Homepage des projekt.service.büros nützliche Informationen wie z.B. Grundlegende Informationen oder die vom TWF zusammengestellten FAQs:

http://www.uibk.ac.at/projektservice/projektadministration/twf.html

  

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OeNB-Jubiläumsfonds-Abrechnungen

 

 Was wird bei den OeNB Projektabrechnungen abgerechnet?

Wie den TWF-Projekten wird bei den OeNB-Projekten auch die gesamte Fördersumme, egal wofür sie verwendet wurde, abgerechnet. 

Bitte beachten Sie, dass der bewilligte Kostenplan einzuhalten ist; Umwidmungen sowie Änderungen der Projektlaufzeit sind vorab mit Begründung bekannt zu geben und bewilligungspflichtig.

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 Wie erfolgt die Projektmittelanforderung bei OeNB-Projekten?

Die Projektmittel des Jubiläumsfonds der OeNB werden grundsätzlich in 3 Tranchen ausbezahlt. Die Anforderung erfolgt immer schriftlich durch die Projektleitung.  Zum Zeitpunkt der Anforderung muss die Innenauftragsnummer (auch Auftragsnummer, Projektkontierung oder allg. SAP-Kontierungsnummer genannt) dem Projekt bereits zugeteilt worden sein, damit sie der OeNB für die Überweisung bekanntgegeben werden kann. Die Mitteilung an die OeNB erfolgt durch die Projektleitung.

Bei der Überweisung der ersten Tranche handelt es sich um eine Vorauszahlung (1/3 des Projektvolumens), für die im Nachhinein der Verwendungsnachweis erbracht werden muss. Die Anweisung der zweiten und dritten Tranche erfolgt erst, wenn der laufende Projektabschnitt durch die Vorlage einer Projektabrechnung der vergangenen Periode abgerechnet wurde.

  

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 Wie ist der Ablauf bei OeNB Projektabrechnungen?

1. Die Erstellung der Kostenaufstellung wird mittels Email in der Budget und Controlling Abteilung beauftragt. Das Email enthält alle relevanten Informationen zum Projekt (SAP-Kontierungsnummer bzw. Innenauftragsnummer, Abrechnungszeitraum von/bis).

2. Die Budget und Controlling Abteilung erstellt die Abrechnungsunterlagen und bestätigt durch ihre Unterschrift und den Stempel ihre rechnerische Richtigkeit und Vollständigkeit

3. Die Projektleitung erhält den Kostenaufstellung als PDF-Datei per Mail und prüft die Abrechnungsunterlagen auf ihre sachliche bzw. inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit. Falls diese bestätigt werden kann, unterschreibt die Projektleitung die Abrechnung und ergänzt die Unterlagen um etwaige Kopien von Dienstverträgen/Werkverträge und weiterführende Informationen, die von der OeNB gewünscht werden.

4. Abschließend übermittelt die Projektleitung die gesammelten Unterlagen an den Jubiläumsfonds der OeNB.

 

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 Worauf muss beim Lesen der OeNB-Abrechnungsformulare geachtet werden?

   die Daten werden in der SAP-Vorzeichenlogik abgebildget, d.h. Buchungen von Projektmittelüberweisungen oder Gutschriften haben ein negatives Vorzeichen!

 die OeNB-Abrechnungsformulare unterscheiden sich nur marginal von denen des FWF; sehen Sie deshalb bitte als Mustervorlage die illustrierte Abbildung des Deckblattes der FWF-Abrechnungsunterlagen

 

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 Was ist bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten?

Gemäß der Aussendung des Jubiläumsfonds der OeNB vom 08. November 2012 gilt, dass der Jubiläumsfonds grundsätzlich keine nicht liquiditätswirksamen Buchungen (z.B.: Rückstellungen) fördert und daher diese auch bei Abrechnungen nicht anerkennt werden.

Für Pensionskassenrückstellungen wurde im Rahmen der finanziellen Abwicklung eine eigene gesonderte Regelung festgelegt, die im Grunde mit jener des FWF und TWF korrespondiert. 

Die Details finden Sie bitte hier:

 Aussendung OeNB "Rückstellungen für Pensionskassen bei Personalkosten"

 

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 Frequently Asked Questions

Wenn Sie weitere Fragen zum Ablauf von OeNB - Jubiläumsfonds - Projekten an der Universität Innsbruck haben, besuchen Sie die Schulungen, die Rahmen des Internen Fortbildungsprogrammes angeboten werden, oder finden Sie auf der Homepage des projekt.service.büros nützliche Informationen wie z.B. Voraussetzungen oder die Richtlinien (u.a. auch zur Auszahlung und Abrechnung):

http://www.uibk.ac.at/projektservice/projektadministration/fwf.html

 

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Sonstige §26 Projektabrechnungen (ÖAW etc.)

Für alle anderen §26 Projektabrechnungen müssen derzeit keine zentral erstellten und bestätigten Projektabrechnungen bei den Geldgebern vorgelegt werden!

In der Erstellung von Abrechnungen von ÖAW oder anderen §26 Projekten stehen wir Ihnen aber gerne unterstützend mit Informationen und nützlichen Tipps zur Seite.

 

 Was ist in DFG-Projekten bezüglich betrieblicher Pensionskassenbeiträge zu beachten? 

Bei der Abrechnung von Projekten der Deutschen Forschungsgesellschaft (DFG) an der Universität Innsbruck ist hinsichtlich der Anwartschaftszeiten bei der Pensionskasse (Rückstellungen) wie folgt vorzugehen:

Wenn die Anwartschaft/Wartefrist im Berichtsjahr noch nicht erreicht ist, dürfen in diesem Projektjahr nur tatsächlich anfallende Personalkosten abgerechnet werden. Sollte die Anwartschaft später erreicht werden, dürfen die Gelder für die im Projekt angefallenen Pensionskassenbeiträge nachträglich (auch nach Projektende) bei der DFG angefordert werden. Zum Beispiel: Anstellung 1.1.2014.- 31.3.2014; Ende des DFG-Projektes am 31.3.2014; Anwartschaft erreicht 1.1.2016; Anforderung bei der DFG erst 2016 für die 3 Monate im DFG-Projekt.

Für den Fall, dass in Projekten bereits Rückstellungen für Pensionskassenbeiträge verrechnet wurden, die noch nicht tatsächlich angefallen sind, müssen die entsprechenden DFG-Gelder erst zurückgezahlt werden, wenn klar ist, dass die Anwartschaft nicht erfüllt wird, sprich wenn die Person aus dem Mitarbeiterstand der Universität ausscheidet.

 

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§27 Projektabrechnungen

Wenn Sie weitere Fragen zum Ablauf und zur Abrechnung von §27 Projekten haben, stehen Ihnen mehre Schulungen, die Rahmen des Internen Fortbildungsprogrammes angeboten werden, zur Auswahl.

Sehen Sie dazu auch das Schulungsangebot des projekt.service.büros:

http://www.uibk.ac.at/projektservice/lehrveranstaltungen/

 

Projektförderungen durch die Autonome Provinz Bozen (Südtirol-Projekte)

Die Personalkosten im Projekt werden über einen von der Budget und Controlling Abteilung erstellten und unterschriebenen Kostennachweis abgerechnet. Für die Beauftragung schreiben Sie bitte eine Email mit den relevanten Informationen zum Projekt (SAP-Kontierungsnummer bzw. PSP-Element, Abrechnungszeitraum von/bis) an die Budget und Controlling Abteilung.

 

Wenn Sie weitere Fragen zur Abrechnung von Südtirol-Projekten an der Universität Innsbruck haben, finden Sie auf der Homepage des projekt.service.büros nützliche Informationen 

http://www.uibk.ac.at/projektservice/projektadministration/bozen.html

 

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Sonstige §27 Projekte

Bei Fragen zu Abrechnungen von §27 Projekten wie z.B. EU oder FFG-Projekten wenden Sie sich bitte zuerst an das projekt.service.büro .

 

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