Fragen und Antworten zu SAP

 

 

 

 

 

Wie sieht die Anwendung "SAP" für ein Institut/eine Klinik konkret aus?
Alle Institute und Kliniken werden Berichte über das Internet aufrufen können. (Ähnlich der bisherigen VIS-Anwendungen: Budgetvollzug, Buchungsliste und Kostenstellenbericht) Der Vorteil der "neuen" Berichte ist, dass sie sekundengenau abrufbar sind und zur Weiterverarbeitung heruntergeladen werden können.
Wie der Aufruf der Berichte funktioniert und was in welchem Bericht an Infos steckt wird spätestens im Herbst näher erläutert. (Broschüre oder Infoveranstaltung etc.) Die Berichte stehen dzt. noch nicht für die Universitäten zur Verfügung und können daher auch noch nicht präsentiert werden. (Stand: 17.6.2003)

Sehr große Institute/Kliniken werden aller Voraussicht nach selbst im SAP System bestellen und fakturieren können. Diese Mitarbeiter erhalten im Herbst eine Schulung von den Projektmitarbeitern. Die Projektmitarbeiter stehen auch nach der Schulung für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung.
Kleinere Einrichtungen können über das VIS - System bestellen. Die bisher vorhandene Bestellmöglichkeit über das VIS wird dafür noch ausgebaut.

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Werden Drittmittel (z.B. Universitätslehrgänge) auch über SAP abgebildet?
Ja, die gesamte Universitätsgebarung (also auch Drittmittel) wird im SAP-System abgebildet.

 

 

 

Was kann man sich unter einem "Berichtsuser" genau vorstellen?
Ein Berichtsuser arbeitet nicht direkt im SAP System, sondern ruft Berichte (Budgetberichte, Kostenberichte) über das Internet aus dem SAP-System auf.

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An der Uni Graz gibt es das Projekt Barcodeleser. Wird die Uni Innsbruck auch daran teilnehmen?
Das Projekt Barcodeleser gliedert sich in zwei Teile: Ersterfassung und weiteren Betrieb.
In Innsbruck gibt es bereits eine Inventarverwaltung im "Westverbund", daher ist die Ersterfassung nicht relevant, sondern nur der laufende Betrieb und die Übernahme der Daten in SAP. 
In Innsbruck sind Herr Schneider (Budgetabteilung) und Herr Raitmair (Quästur) mit dem Projekt Barcodeleser betraut.
 

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Wer nimmt die Änderungen in den Arbeitsabläufen vor? Passiert dies im Rahmen des SAP-Projektes?
Die Frage bezieht sich auf die Änderungen von Arbeitsabläufen bei Instituten und Kliniken, z.B. Rechnungseingang. Diese Informationen werden von der Quästur rechtzeitig bekanntgegeben, ähnlich wie die Abläufe derzeit in einem "Arbeitsbehelf" für die Einrichtungen der Universität zur Verfügung stehen.

 

 

Was kosten die Lizenzen gesamt?
Insgesamt sind die Lizenzkosten noch nicht endgültig vereinbart, da es noch Änderungen im österreichweiten Projekt geben kann, die dann auch für die Universitäten Innsbruck Auswirkungen haben können.

 

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Warum wird, trotz der Kosten, SAP eingeführt?
Der Bund stellt seine Softwaresysteme im Bereich Finanzwesen und Personalwesen auf SAP um. Die alten EDV-Systeme waren selbst erstellt und konnten den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Es musste daher eine neue EDV-Lösung gefunden werden.
Nach einem Auswahlverfahren des Bundes kristallisierte sich SAP als jenes System heraus, das alle Anforderungen zufriedenstellend erfüllen und der Dimension des Projektes gerecht werden konnte.


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Durch das UG 2002 kann es zu Strukturänderungen in der Organisation kommen. Wie wird damit im SAP Projekt umgegangen? Ist eine Änderung möglich?
Nach Abschluss des SAP-Projektes ist ein weiteres Projekt geplant. Innerhalb dieses Projektes wird der neue Organisationsplan UG 2002 im SAP-System abgebildet. Die Finanzierung dieses Projektes wurde vom Bundeministerium zugesagt.

 

Bleibt der ZVA (Zahlungs- und Verrechnungsauftrag) bestehen? Wie sieht der Ablauf für ein Institut (Rechnung etc.) genau aus?
Der genaue Ablauf ist noch offen. Ob es weiterhin eine Art ZVA geben wird, wird die Quästur mit dem Wirtschaftsprüfer und der Unileitung abklären. Die benötigten Informationen erhalten die Institute/Kliniken durch die Quästur (Arbeitsbehelf).

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Welche Vorteile bietet SAP im Berichtswesen im Vergleich zum VIS?

Die Berichte im VIS werden alle 10 Tage aktualisiert. Die Berichte im SAP sind sekundenaktuell - d.h. dass sofort nach der Buchung der Quästur die Daten im Bericht aufscheinen. Weiters können die Berichte heruntergeladen und weiterbearbeitet werden.


Ersetzt SAP das VIS-System?

Nein. Es werden lediglich die Berichte (Budgetbericht, Kostenstellenbericht) ersetzt. Die anderen VIS-Anwendungen (Planstellen, Lehrzielkatalog, Urlaubsverwaltung...) bleiben bestehen.

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Warum wurde das Einvernehmen mit den Dienststellenausschüssen nicht hergestellt?
Da die Einführung von SAP in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (§§ 16  und 17 UG 2002) erfolgt, kann dies nicht vom Einvernehmen mit dem Dienststellenausschuss abhängig sein (vgl. dazu  auch Schragel im Handkommentar zum österr. Recht, Band 13 PVG, Anmerkung 21 zum § 9).

 

Ungeachtet dessen wurde natürlich dem Senat – dem  der Vorsitzende des Dienststellenausschusses und sein Stellvertreter angehören – mehrfach über die Einführung von SAP berichtet. Diese Information wird selbstverständlich auch weiterhin laufend erfolgen.

 

Wie gläsern wird der einzelne Mitarbeiter durch die Einführung von SAP?
Die SAP Einführung betrifft nur das Finanzwesen. Es sind keine Daten auf Ebene einzelner Mitarbeiter verfügbar.  

 

Ist angedacht, das Modul "Outsourcing" auch einzuführen?

Es gibt kein Modul "Outsourcing".

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Welche Module werden in Zukunft eingeführt?
Die Abrechnung der Beamten muss über das BRZ erfolgen. Vom BRZ wird dafür das Modul PM-SAP Personalmanagement eingesetzt. Über welches System in Zukunft die "Nicht-Beamten" abgerechnet werden ist noch offen.

 

Wird zusätzliches Budget vom Bundesministerium für die Einführung und den Betrieb von SAP zugewiesen? Oder wird das bestehende Budget dadurch verringert?
Vom Bundesministerium wurde zugesagt die Mittel für die Einführung und den Betrieb von SAP zusätzlich zuzuweisen.

 

Beschaffung: Wird in Zukunft zentral od. dezentral bestellt? Wer entscheidet was zentral bzw. dezentral beschafft werden muss?
Zentrale Beschaffung bedeutet zunächst, dass die "Einkaufsmacht" der Universität besser genutzt und koordiniert werden soll. Es bedeutet nicht, dass nur mehr zentral bestellt wird. Richtlinien dazu sind in Ausarbeitung (detailiertere Info wird nachgereicht)

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Business Warehouse: Welche strategischen Entscheidungen können mit Hilfe dieses Moduls getroffen werden?
Im Business Warehouse stehen die Daten aus dem SAP System und eventuell weiterer Systeme zur Verfügung (z.b. Quadratmeter, Anzahl Planstellen etc.). Die Daten sind aggregiert und nicht auf Ebene z.b. einzelner Mitarbeiter verfügbar. 
Mit Hilfe dieses Moduls können verschiedenste Berichte, nach den strategischen Vorgaben der zukünftigen Leitungsorgane, erstellt werden.

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